Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta Política de Tratamiento es el documento institucional que describe de forma amplia cómo ITPMI trata datos personales en el ejercicio de sus actividades de capacitación técnica, asesoría y gestión administrativa. Complementa la Política de Privacidad (enfoque sitio web y canales digitales) y la Política de Cookies. Tiene por objeto cumplir el deber de información y transparencia de la LOPDP; no sustituye el asesoramiento jurídico personalizado ni las cláusulas específicas de cada contrato.

1. Responsable y punto de contacto

• Razón social: Instituto Técnico del Petróleo INSTIPETROL Cía. Ltda.
• Nombre comercial: Instituto Técnico del Petróleo, Minas e Industria (ITPMI)
• RUC: 1792336287001
• Representante legal: Golda Meir Rodríguez Espinosa, Gerente General
• Domicilio: Av. Gaspar de Villarroel E10-121 y Av. 6 de Diciembre, Edificio Plaza 6, oficina 22, Quito, Pichincha, Ecuador
• Punto de contacto para protección de datos / ejercicio de derechos: contacto@itp.edu.ec
• Teléfonos: 02 336 0462

ITPMI no ha designado públicamente un Delegado de Protección de Datos (DPD) distinto del punto de contacto institucional indicado. Las solicitudes se canalizan a contacto@itp.edu.ec, sin perjuicio de las obligaciones internas de Gerencia y áreas competentes (p. ej. Talento Humano, Comercial, Operaciones).

2. Marco normativo y definiciones

Aplican, entre otras: Constitución art. 66.19; LOPDP y su Reglamento; resoluciones y lineamientos de la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP); y, cuando corresponda, la Ley de Comercio Electrónico y la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor.

Para efectos de esta política:

• Titular: persona natural a quien se refieren los datos personales.
• Responsable: INSTIPETROL Cía. Ltda. (ITPMI), quien decide sobre finalidades y medios del tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable (p. ej. Odoo, hosting, proveedores de mensajería o analítica).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, comunicación, eliminación, etc.).

3. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a los tratamientos de datos personales realizados por ITPMI en Ecuador (y, en su caso, con transferencias internacionales) respecto de titulares que interactúan con ITPMI como prospectos, clientes, participantes/alumnos, representantes de empresas, instructores, proveedores, candidatos laborales, visitantes del sitio web u otros grupos descritos más adelante.

4. Principios del tratamiento

ITPMI trata los datos personales observando, en particular, los siguientes principios de la LOPDP:

• Licitud, lealtad y transparencia.
• Finalidad legítima y limitada.
• Minimización y proporcionalidad (solo datos necesarios).
• Exactitud y actualización.
• Conservación limitada al tiempo necesario.
• Integridad, confidencialidad y seguridad.
• Proactividad / responsabilidad demostrada (accountability), mediante políticas, controles y contratos con encargados.

5. Inventario de tratamientos

Sin perjuicio de tratamientos específicos adicionales que se informen en cada canal, ITPMI realiza, entre otros, los siguientes tratamientos:

5.1 Sitio web, leads y atención comercial

• Datos: nombre, correo, teléfono, empresa, país, mensaje, curso de interés, datos técnicos de navegación y cookies (según consentimiento).
• Finalidad: responder consultas, cotizar, seguimiento comercial, mejora del sitio y medición de campañas.
• Canales: formularios, WhatsApp Business, correo, teléfono, CRM/ERP Odoo, GA4, Meta Pixel.

5.2 Alumnos, participantes y capacitación corporativa

• Datos: identificación (nombres, cédula/pasaporte cuando se requiera), contacto, empresa patrocinadora, cargo, asistencia, evaluaciones, calificaciones, certificados emitidos, datos de facturación del cliente cuando aplique.
• Finalidad: inscripción, prestación del servicio formativo, control de asistencia, emisión de certificados, atención post-curso y cumplimiento contractual/legal.

5.3 Clientes corporativos y sus colaboradores

• Datos: datos de representantes, contactos de compras/capacitación, listados de participantes remitidos por la empresa.
• Finalidad: ejecución de contratos B2B, coordinación logística y facturación.
• Nota: cuando una empresa remite datos de sus trabajadores, esa empresa debe contar con base legal y autorizaciones internas; ITPMI trata esos datos como responsable o según el rol que corresponda en cada operación, siempre con finalidad formativa/contractual.

5.4 Instructores y personal docente

• Datos: identificación, contacto, hoja de vida, acreditaciones, datos bancarios para pagos, evaluaciones de desempeño docente cuando existan.
• Finalidad: contratación, coordinación de cursos, pagos y control de calidad académica.

5.5 Proveedores y aliados

• Datos: datos de representantes legales y contactos, RUC, información contractual y de facturación.
• Finalidad: gestión de compras, alianzas, confidencialidad y cumplimiento.

5.6 Candidatos laborales y talento humano

• Datos: hoja de vida, identificación, contacto y demás datos aportados en procesos de selección.
• Finalidad: evaluación de candidaturas y, en su caso, formalización laboral conforme a la normativa laboral ecuatoriana.

5.7 Imagen, voz y evidencias de capacitación

• Datos: fotografías, videos o grabaciones de sesiones, cuando se capturen.
• Finalidad: evidencia de asistencia/calidad, material institucional o formativo, solo con base legal adecuada (consentimiento u otra habilitante) e información previa cuando corresponda.

5.8 Seguridad, accesos y registros técnicos

• Datos: logs de acceso, IP, registros de incidentes, datos de control de acceso físico o digital cuando existan.
• Finalidad: seguridad de la información, prevención de abuso y defensa de derechos.

5.9 Certificados y validaciones

• Datos: datos necesarios para emitir, archivar y, cuando proceda, validar certificados de capacitación.
• Finalidad: acreditación de la formación impartida y atención de solicitudes de verificación legítimas.

6. Categorías especiales de datos

ITPMI no solicita de forma habitual categorías especiales de datos (salud, ideología, afiliación sindical, vida sexual, datos biométricos orientados a identificar unívocamente a una persona, etc.).

Si un tratamiento las requiere (p. ej. información mínima de salud ocupacional en ciertos cursos HSE, o datos incluidos espontáneamente por el titular en un mensaje), ITPMI:

• limitará el tratamiento a lo estrictamente necesario;
• aplicará bases de legitimación reforzadas cuando la LOPDP lo exija (p. ej. consentimiento explícito u otra excepción legal); y
• reforzará las medidas de confidencialidad y acceso restringido.

7. Bases de legitimación

Según el caso, ITPMI se apoya en una o más de las siguientes bases de la LOPDP:

• Consentimiento del titular.
• Ejecución de un contrato o medidas precontractuales a solicitud del titular.
• Cumplimiento de obligación legal.
• Interés legítimo de ITPMI o de un tercero, ponderado frente a los derechos del titular (p. ej. seguridad, prevención de fraude, mejora básica del servicio).
• Otras bases previstas en la ley cuando resulten aplicables.

8. Encargados, destinatarios y transferencias

Pueden acceder a datos personales, en la medida necesaria:

• Personal autorizado de ITPMI (áreas comercial, académica, administrativa, financiera, talento humano, gerencia).
• Odoo (CRM/ERP) como encargado del tratamiento.
• Google (Analytics / GA4) y Meta (Pixel / WhatsApp), cuando el titular consiente o inicia la interacción.
• Proveedores de hosting, desarrollo y soporte técnico, incluyendo Alfa Business Planet Alfa BP S.A.S. (RUC 1793209203001) u otros proveedores equivalentes, bajo obligaciones de confidencialidad y encargo cuando corresponda.
• Entidades certificadoras, aliados o clientes corporativos, cuando sea necesario para la prestación del servicio y exista base legal.
• Autoridades competentes, mediante requerimiento válido.

Las transferencias internacionales (p. ej. nube en Estados Unidos u otros países) se realizan con salvaguardas adecuadas conforme a la LOPDP y su Reglamento (cláusulas contractuales, medidas técnicas y organizativas, y minimización de datos).

9. Plazos de conservación

Con carácter orientativo (podrán ajustarse según obligación legal o contrato):

Transcurridos los plazos, los datos se eliminan, anonimizan o bloquean, según corresponda.

10. Seguridad de la información

ITPMI aplica medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionales al riesgo, entre ellas: control de accesos, contraseñas y perfiles, uso de canales cifrados cuando está disponible (HTTPS), acuerdos de confidencialidad con personal y proveedores, copias de seguridad según la infraestructura vigente, y sensibilización interna. Ninguna medida garantiza seguridad absoluta.

11. Derechos del titular y procedimiento de ejercicio

El titular puede ejercer los derechos reconocidos por la LOPDP, entre ellos:

• Acceso
• Rectificación y actualización
• Eliminación
• Oposición
• Anulación
• Suspensión
• Portabilidad (cuando proceda)
• No ser objeto de decisiones únicamente automatizadas con efectos jurídicos o significativamente similares, cuando aplique

11.1 Cómo ejercerlos

1. Envíe su solicitud a contacto@itp.edu.ec o mediante el formulario de contacto, indicando: nombre completo, medio de contacto, derecho que desea ejercer, descripción clara de la solicitud y, si es posible, el contexto (curso, fecha, empresa).
2. Aporte un medio razonable de acreditación de identidad (p. ej. copia de cédula/pasaporte o validación equivalente). Si actúa por representación, aporte el documento que acredite la representación.
3. ITPMI podrá solicitar información adicional solo cuando sea necesaria para atender la solicitud.

11.2 Plazos de respuesta

ITPMI responderá dentro de los plazos establecidos por la LOPDP y su Reglamento. Como referencia operativa, se procurará contestar en un plazo máximo de 15 días contados desde la recepción de la solicitud completa, prorrogable conforme a la normativa cuando la complejidad lo justifique, informando al titular.

11.3 Reclamación ante la autoridad

Si considera que sus derechos no han sido atendidos adecuadamente, puede presentar una reclamación ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) del Ecuador, sin perjuicio de otras acciones legales.

12. Violaciones de seguridad

Ante una violación de seguridad que afecte datos personales, ITPMI evaluará el riesgo para los derechos de los titulares y, cuando corresponda conforme a la LOPDP y su Reglamento, notificará a la SPDP y/o a los titulares afectados, documentando el incidente y las medidas correctivas.

13. Personal, proveedores y confidencialidad

El personal de ITPMI con acceso a datos personales está sujeto a deberes de confidencialidad y uso adecuado de la información. Los proveedores y encargados (incluido el desarrollo/hosting web y herramientas de CRM) deben tratar los datos conforme a instrucciones de ITPMI, con medidas de seguridad y, cuando aplique, acuerdos de confidencialidad / no divulgación (NDA) y cláusulas de protección de datos.

14. Menores de edad

Los servicios de ITPMI están orientados principalmente a profesionales y empresas. El tratamiento de datos de menores de 18 años requiere autorización del representante legal, salvo excepciones legales. Si se detectan datos de menores sin autorización válida, se procederá a su eliminación o bloqueo en cuanto sea razonablemente posible.

15. Decisiones automatizadas

ITPMI no realiza, como regla general, decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al titular. Si en el futuro se implementaran sistemas de ese tipo, se informará y se garantizarán los derechos correspondientes.

16. Actualizaciones

Esta política puede actualizarse por cambios legales, organizativos o tecnológicos. La versión vigente se publicará en esta página con su fecha de última actualización. Los tratamientos ya informados se ajustarán progresivamente a la nueva versión cuando corresponda.

17. Contacto y autoridad de control

ITPMI — Protección de datos: contacto@itp.edu.ec · 02 336 0462 · Av. Gaspar de Villarroel E10-121 y Av. 6 de Diciembre, Edificio Plaza 6, ofc. 22, Quito.

Autoridad de control: Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP), República del Ecuador.

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